O que cabe em 24 horas? Com ou sem organização?

O que cabe em 24 horas geralmente não é o que gostaríamos, mas calma que tem jeito de colocar essa balança direcionada para o que queremos.

A minha ideia com este artigo é falar um pouco do que aprendi e uso no meu dia a dia, e que me ajuda a viver melhor com as 24 horas finitas do meu dia.

A rotina diária da grande maioria das pessoas é bem pesada, as atividades se multiplicam, a sensação de sobrecarga é visível e às vezes a gente fica sem saber por onde começar, o que fazer com tudo aquilo. E a primeira coisa que perdemos é o rendimento.

Se você já se pegou falando:

“Estou sem tempo” / “tenho tido muito trabalho para fazer, não paro” / “o dia acabou de começar e já estou atrasada” / “vou surtar”.

Talvez você precise se organizar melhor.

É importante ter tempo para tudo: trabalho, família, lazer, estudo, oração, atividade física, contemplação, meditação… Não somos máquinas, e até elas precisam de tempo para manutenção, alimentação, checagem. Cada pessoa tem suas necessidades e essas necessidades precisam ser supridas.

Você já ouviu a história do lenhador que cortava árvores o tempo todo? Ele nunca parava. Nem para afiar sua serra. Seu foco era trabalhar.

Só que, se você afiar a serra, vai ser mais produtivo, vai ter mais tempo livre, vai melhorar sua técnica, vai ficar mais eficiente e melhorar a qualidade.

Ensinamentos de Stephen Covey em Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes.

Pegou a ideia?

Eu divido a minha organização em 3 pilares: ação, ambiente, corpo e mente.

Pilar ação

1. Planeje suas atividades

Se você não sabe o que tem para fazer, fica ansioso, se estressa, e fica difícil ser produtivo assim.

Uma boa prática é fazer um cronograma simples, planejamento, lista, agenda, seja lá o que for. O importante é incluir as suas atividades e os prazos em que cada atividade deve ser cumprida. E vale lembrar de incluir as atividades pessoais, pois elas também demandam tempo e organização.

Não adianta ser mega produtivo no trabalho e sua vida pessoal ser um caos, porque o lado que está um caos em algum momento vai afetar o outro.

Eu faço meu planejamento macro para o mês e detalho por dia.

E o que eu deveria considerar nesse planejamento?

• A energia que vai gastar para realizar cada atividade (baixa, média, alta).
• O tempo que vai precisar (horas, dias, meses). E quando for definir um tempo específico, pense bem. Não exagere no número de atividades/tempo. Você não é o The Flash, você não tem superpoderes. Pense no tempo que realmente precisa para cada atividade.
• A prioridade de cada atividade.

Em relação à prioridade, tem um método conhecido como “Método Eisenhower”, que é interessante. Ele separa as tarefas em quatro categorias:

• Importante e urgente. Largue tudo e faça agora.
• Não importante, urgente. Tenho que fazer porque é urgente.
• Importante, não urgente. Não é urgente, então posso programar essa atividade.
• Não importante e não urgente. Tenho mais liberdade ainda para incluir essa atividade na minha programação.

Eu misturo tudo isso para chegar em um planejamento útil que funcione para mim.

E importante: planejamento que não é acompanhado não é útil. Não o deixe parado, use, atualize.

2. Defina uma hora de início e de término do trabalho/estudo

Imprevistos acontecem, e um dia ou outro você pode ter que desconsiderar esses horários, mas isso não deve virar uma regra.

E a melhor forma de manter essas alterações no campo do imprevisto é se organizando, definindo o que é urgente, prioridade, necessário.

3. Execute uma atividade de cada vez

Aproveite a lista que incluiu na sua rotina e, ao começar uma tarefa, priorize-a até o final.

4. Otimize as reuniões

Algumas reuniões são tão improdutivas que não deveriam existir. Então pergunte-se: realmente preciso de uma reunião para resolver essa situação?

Se a resposta foi sim, cuidado com estes detalhes.

É importante atender ao horário marcado.

Foco na pauta da reunião. Eu já participei de diversas reuniões em que se passava um período inteiro e não se chegava a lugar nenhum. 4 horas perdidas, sem contar os deslocamentos.

Não é muito mais lógico seguir a pauta de forma objetiva?

É recomendável que os participantes tenham conhecimento da pauta antecipadamente e que já preparem seu ponto de vista (e, se puderem enviar antes para que todos saibam quais são, melhor ainda).

E toda reunião tem uma entrada e uma saída. A saída para cada item da pauta deve estar clara.

Final da reunião com isso tudo organizado é ganho de tempo para todos os participantes.

Pilar ambiente

5. Mantenha o ambiente organizado

Meio lógico, não é?

Mas muita gente não presta atenção neste detalhe. É a mesma ideia da organização das atividades/planejamento ou dos pensamentos, mas aqui o que vale é a organização do espaço.

Seu espaço de trabalho deve te deixar confortável.

Dicas úteis que podem ajudar:

Cada coisa em seu lugar. Crie uma metodologia que atenda ao seu perfil. Organize por categorias, assuntos, atividades, prioridades, o que for mais lógico para você. Crie um critério e siga-o. Cuidado com a poluição visual: ela atrapalha, desconcentra e gera ansiedade.

A bagunça tem um único espaço. Sabe aquele dia pesado, em que você está esgotado, seu espaço de trabalho está bagunçado e você está sem forças para colocar tudo em ordem com os critérios que estabeleceu? Tenha uma válvula de escape para esses momentos. Tenha uma área da bagunça, uma gaveta, uma caixa, algum lugar onde você possa deixar o que não está organizado para que no próximo dia possa se organizar.

E fica a dica: defina um local pequeno para a bagunça e organize logo no dia seguinte. Já imaginou o porquê dessa dica, não é?

Não é útil, despeça-se. Não é mais útil? Jogue fora, doe, recicle, venda. Mas não acumule.

6. Reduza as fontes de distração

Não se engane achando que distração só acontece no ambiente home office com a interferência das rotinas da casa/família. Ela acontece também dentro das empresas.

Cafés e conversas demoradas. Mas eu não falei que era para fazer uma pausa? Sim, e essa pausa é benéfica, mas ficar fazendo pausas demais ou muito demoradas não é.

Barulhos, músicas, conversas altas, atender o telefone/celular ou assistir a vídeos de forma que todo mundo escute também: lembre-se de que a pessoa do lado está tentando se concentrar.

Checar e-mails e mensagens a todo instante. Estabeleça uma rotina: de quanto em quanto tempo eu devo checar meus e-mails e mensagens? Se você não precisa delas, desligue as notificações. Deixe o celular silencioso.

E as redes sociais: bom, se você não trabalha com isso e não precisa ficar conectado o tempo todo nelas, estabeleça uma rotina também. Sabe aquela pausa? Pode usar aqui, desde que você seja rápido. A pausa é curta.

Pilar corpo e mente

7. Faça pausas recorrentes

Aí você pode me perguntar se fazer pausa não vai gerar maior gasto de tempo.

Eu diria deslocamento de tempo. O descanso é importantíssimo: se o corpo ou a mente estão cansados, eles não produzem. Essa parada recorrente oferece um descanso ao corpo e à mente e, assim, você se abre para receber novos estímulos e retomar as suas atividades com maior motivação.

Tem uma técnica, Pomodoro, que, resumindo, defende o intervalo entre atividades e pausas, sucessivamente.

Eu não sou tão “regradinha” nesse tempo, costumo fazer uma pausa a cada 1h30 de alguma atividade. E aproveito essa pausa para andar, alongar o corpo, tomar um café, um papo rápido e quase sempre brincar com minha cachorra.

O que importa é que essas pequenas folgas durante a rotina ajudam a ordenar os pensamentos e, assim, tomar melhores decisões, agir melhor.

8. Organize seus pensamentos

Eu tenho um certo problema com a minha memória, ela é bem limitada. Então, aprendi, a duras penas, que: pensei, tive uma ideia: imediatamente anotei e posteriormente armazenei ou implementei.

Eu já perdi bons insights porque não anotei e, como consequência, depois não lembrei.

Hoje eu tenho uma rotina de onde anotar, como anotar, que cores usar, aplicativo, a forma de armazenar para facilitar depois a busca, e isso me ajuda muito no meu trabalho e nos meus estudos.

Então, organize não só as suas atividades, organize também seus pensamentos.

9. Seja persistente

Toda mudança de hábito representa um desconforto inicial, uma hesitação, precisa de persistência para que a mudança ocorra, mas quando entra na rotina, esse novo hábito é incorporado e o benefício vem.

Um exemplo claro é a atividade física: no começo é chata, dolorida, você fica protelando para fazer, mas quando vira rotina, você se sente melhor, mais ativo, mais disposto e, com um pouco mais de tempo, sente necessidade daquela atividade.

Um conselho: seja persistente com bons hábitos.

10. Arrume-se para a atividade

Quando nossas atividades são realizadas fora de casa, essa observação geralmente já é considerada, mas quando são realizadas em home office, essa é uma informação que precisa ser considerada.

Eu trabalho em home office há bastante tempo e, no começo, não levava isso a sério, trabalhava de pijama e por aí vai. E de um certo tempo para cá, venho literalmente me arrumando para trabalhar em casa: cabelo, roupa, maquiagem, perfume… e faz diferença.

O único ponto em que ainda patino é o sapato. Eu gosto de ficar de meia… Bom, nenhuma situação é perfeita. Esse é o meu mundo real.

Mas o ponto é que o cérebro entende que você não está descansando, não está no seu momento de lazer, e sim trabalhando/estudando. O foco, a concentração, a disposição, tudo fica mais ativo.

Com essas alterações, o seu cérebro se torna capaz de identificar quando precisa ter foco e quando pode relaxar.

11. Cumpriu esses passos? Recompense a si mesmo

Eu adoro isso.

Um passo, um bom hábito adquirido, é uma vitória e deve sim ser recompensado.

Isso se faz com crianças, com os pets, e por que não com os adultos?

E, dependendo da recompensa, ela pode aumentar a sua motivação para continuar por esse caminho.

Não deixe o seu tempo escapar pelos seus dedos como se fosse areia.

Espero que este artigo tenha sido útil para te ajudar a utilizar de forma mais organizada as 24 horas do seu dia.

Eu fiquei curiosa: o que você faria com o tempo a mais que economizou com organização? Em que usaria?